Powiedz jak możemy Ci pomóc

Biuro Rachunkowe FLIS

Toruń

5

Wiadomość została wysłana

Trzymaj rękę na pulsie! Wykonawca
niedługo
powinien się z Tobą
skontaktować.

Wiadomość do:

Jak wybrać najlepsze dla ciebie biuro rachunkowe?

Autor: Kancelaria FLIS sp.k., publikacja: 2022-11-18

Rozpoczynając prowadzenie własnego biznesu, musimy liczyć się z tym, że nie wszystko będziemy w stanie prowadzić sami. Zagadnieniami, które wymagają uwagi w pierwszej kolejności, są sprawy z zakresu księgowości oraz kadr. Zarówno bowiem prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, jak i działalność w formie spółki, kapitałowej będziemy potrzebować pomocy profesjonalistów. Musimy zastanowić się, czy korzystniejsze będzie budowanie struktur księgowości wewnętrznej, czy korzystniejsza będzie współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym. Jedna i druga opcja ma swoje zalety i wady, a podjęcie takiej decyzji nie jest proste.

Grafika z napisem: Biuro rachunkowe

W większości przypadków zdecydujemy się jednak na powierzenie spraw księgowych podmiotowi zewnętrznemu. Przemawiać za tym będzie wiele aspektów, w tym w szczególności ciągłość pracy, zasoby osobowe i sprzętowe, a zwłaszcza związane z tym koszty. W niniejszym artykule skoncentruję się zatem na przedstawieniu tematów, które powinniśmy przeanalizować w sytuacji, kiedy zdecydujemy się na wybór biura rachunkowego.

Co powinno przesądzać o wyborze biura rachunkowego?

Podjęcie tak istotnej dla naszej działalności decyzji wymaga przeanalizowania co najmniej kilku ofert. Dopiero usystematyzowanie i porównanie analizowanych ofert pozwoli ocenić, która z nich jest najbliższa naszym oczekiwaniom.

Powinniśmy przy tym pamiętać, że decydującym kryterium przy podejmowaniu decyzji nie powinna być cena, a bardziej zakres i jakość oferowanych usług.

Na co więc musimy zwracać uwagę podczas wyboru biura rachunkowego?

Segregator, laptop i okulary pracownika biura rachunkowego

Oferta dostosowana do potrzeb klienta

Minimum wyznaczonym dla osób świadczących usługi księgowe przez ustawę o rachunkowości jest konieczność obsługi księgowej i kadrowo-płacowej. Nie każde biuro rachunkowe świadczy jednak pełen pakiet usług. Przed podjęciem współpracy warto zatem sprawdzić, jaki zakres usług księgowych świadczony jest przez biuro. Zakres tych usług wskaże nam ponadto, jakie kwalifikacje mają jego pracownicy. Odpowiednie biuro rachunkowe powinno oferować kompleksowe usługi z zakresu księgowości, które mogą być realizowane na różnych płaszczyznach. Nieprzeceniona będzie też możliwość konsultacji ze specjalistami z innych dziedzin, np. e-sprawozdań finansowych, usług podatkowych czy doradztwa podatkowego i prawnego.

Przed zawarciem umowy powinniśmy dowiedzieć się, jaka osoba będzie zaangażowana w świadczenie usług dla naszej firmy, oraz czy jest to pracownik kompetentny w zakresie świadczonych usług i czy będzie można z nim sprawnie się kontaktować. Warto również sprawdzić, czy potencjalne biuro rachunkowe ma doświadczenie w obsłudze firm o podobnej skali, co nasza firma. Ma to szczególne znaczenie, kiedy jesteśmy dużym i wymagającym klientem.

Wielkość zespołu

Ilość pracowników zatrudnianych przez biuro rachunkowe nie decyduje o jakości usług, jednakże w razie wystąpienia kłopotów kadrowych czy zwiększonej ilości pracy w danym okresie, większa liczba pracowników łatwiej zapewni ciągłość usługi.

Kompetencje pracowników biura

Przed rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym warto dopytać, czy pracownicy danego biura rachunkowego realizują zasadę ciągłego podnoszenia kwalifikacji. Ciągle zmieniające się przepisy wymagają, aby pracownicy zajmujący się księgowością, podatkami czy kadrami, byli gotowi na stawiane przez ustawodawcę wyzwania. Warto sprawdzić, jakimi uprawnieniami, certyfikatami czy dyplomami mogą pochwalić się pracownicy biura rachunkowego.

Opinie i doświadczenie

Najlepszym i najpewniejszym sposobem na uzyskanie wiedzy o rzetelności i fachowości jakiejkolwiek firmy, w tym biura rachunkowego, jest bezpośrednia informacja od klienta tej firmy. Możliwość rozmowy z kimś, kto już współpracuje bądź współpracował z interesującym nas biurem rachunkowym, daje nam najbardziej wiarygodne informacje. Sytuacja taka nie zawsze jednak jest możliwa. Pozostaje nam zatem skorzystanie z zasobów Internetu.

Przeglądając oferty biur rachunkowych, powinniśmy ustalić, jakie opinie udostępnili byli i teraźniejsi klienci, jak i za co polecają firmę w mediach społecznościowych (takich jak Instagram czy Facebook) oraz na portalach Oferteo czy Google. Sprawdzenie, jak długo wybrane biuro funkcjonuje na rynku oraz jakie komentarze zostały udostępnione na jego temat, pozwoli na wyrobienia sobie opinii na temat danego biura rachunkowego i ewentualne podjęcie decyzji o rozpoczęciu z nim współpracy.

Sposób realizacji zadań – dostarczania dokumentów

Wybierając biuro rachunkowe, powinniśmy ustalić możliwości obiegu dokumentów. Czy będzie to klasyczny, papierowy obieg, czy jakaś forma alternatywna?

Sprawdźmy zatem, czy dane biuro posiada narzędzia usprawniające obieg, czy współpraca jest możliwa bez przesyłania oryginalnych dokumentów, jaka jest możliwość wykorzystywania e-faktur.

Lokalizacja biura

W dobie automatyzacji i informatyzacji coraz mniejsze znaczenie ma miejsce, gdzie znajduje się siedziba biura rachunkowego. Lokalizacja biura będzie jednak miała znaczenie, gdy zaistnieje potrzeba osobistego spotkania z kierownictwem lub personelem biura. Możliwość odwiedzenia miejsca, gdzie faktycznie znajdują się nasze dokumenty, gdzie pracują tak istotne dla naszego biznesu osoby, pozwoli też upewnić się, czy na pewno jest to odpowiedni dla nas partner.

Ochrona danych i bezpieczeństwo dokumentacji

Powierzenie usług księgowych biuru rachunkowemu wiąże się z powierzeniem mu również kontroli nad ochroną danych przekazywanych i uzyskiwanych w związku z usługą. Dlatego przy wyborze biura rachunkowego temat bezpieczeństwa jest niezwykle istotny. Nowoczesne biuro rachunkowe zazwyczaj korzysta z systemów i procedur zabezpieczających ochronę danych i dokumentów. Zdarza się jednak również, że przekazywane dokumenty i dane nie są w żaden sposób chronione. W celu weryfikacji, czy przekazywane przez nas dane będą odpowiednio chronione warto wcześniej ustalić, jak firma zapobiega wyciekowi danych, czy posiada spisaną wewnętrzną politykę bezpieczeństwa, jak zabezpiecza swoje serwery, jak zapobiega utracie danych czy wreszcie, jak chroniona jest siedziba biura rachunkowego.

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej

Jakkolwiek starannie i rozważnie nie podejdziemy do wyboru biura rachunkowego i jakkolwiek obiektywnie biuro to okaże się dobre, nie możemy być pewni, że w ramach świadczenia usługi nie popełni ono błędu. Pomimo bowiem dochowania ogromnej skrupulatności i staranności, biuro rachunkowe może zakwalifikować określoną operację gospodarczą inaczej niż oczekują tego organy skarbowe. Będzie to wiązało się niestety z poniesieniem konsekwencji finansowych bezpośrednio przez przedsiębiorcę. Ważna więc jest w takiej sytuacji możliwość żądania zrekompensowania poniesionych strat przez biuro, które popełniło błąd. Przy konsekwencjach finansowych o dużych rozmiarach możliwość rekompensaty od samego biura mogłaby być niemożliwa. Ważne zatem jest to, czy i na jaką sumę ubezpieczone jest biuro rachunkowe.

Wybierając biuro rachunkowe, sprawdź, czy ma ono wykupione ubezpieczenie OC i na jaką kwotę.

Na koniec rzecz najważniejsza: Przeczytaj umowę

Zwróć uwagę na:

  • datę jej zawarcia i oznaczenie stron (kto dla kogo będzie świadczył usługi);
  • określenie wzajemnych praw i obowiązków;
  • zapis gwarantujący dochodzenie odpowiedzialności w przypadku nienależytego wykonania usługi;
  • umieszczone w umowie zapisy o wynagrodzeniu za usługi – termin i możliwy sposób płatności;
  • okres trwania umowy oraz sposoby rozwiązania umowy.
Biuro rachunkowe - gdzie szukać?

Poniżej przedstawiamy ranking 22 084 Biur Rachunkowych i Księgowych najlepszych w 2024 roku w poszczególnych miastach powiatowych:

Więcej poradników o księgowości